Was braucht ihr alles für eure Veranstaltung?

Von der Theke über Kühlung bis zu Gläsern: Welche Ausstattung ihr für Veranstaltungen wirklich braucht.

Eine Veranstaltung zu planen bedeutet mehr, als Getränke einzukaufen und ein paar Tische aufzustellen. Eure Gäste sollen versorgt werden, Getränke müssen richtig gelagert und gekühlt werden und beim Ausschank sollte alles so vorbereitet sein, dass es vor Ort rundläuft.

Doch welche Ausstattung braucht ihr für eure Veranstaltung tatsächlich? Was ist unverzichtbar, was hängt von eurer Veranstaltung ab und woran solltet ihr frühzeitig denken?

In diesem Ratgeber zeigen wir euch, welche Bereiche ihr bei der Planung berücksichtigen solltet – damit ihr weder wichtige Dinge vergesst noch unnötig viel organisiert.

1. Die Grundlage: Was für eine Veranstaltung plant ihr?

Bevor ihr einzelne Ausstattung für eure Veranstaltung bestellt oder organisiert, solltet ihr ein paar grundlegende Fragen beantworten:

Wie viele Gäste erwartet ihr?
Wie lange dauert die Veranstaltung?
Welche Getränke möchtet ihr anbieten?
Sollen die Gäste selbst Getränke holen oder werden sie bedient?
Findet die Veranstaltung drinnen oder draußen statt?
Welche Ausstattung ist am Veranstaltungsort bereits vorhanden?
Wer übernimmt Aufbau, Betreuung und Abbau?

Die Antworten entscheiden darüber, was ihr benötigt. Für einen kurzen Empfang mit Wasser und Softdrinks braucht ihr eine andere Ausstattung als für ein Sommerfest mit mehreren hundert Gästen, Bier vom Fass und einem umfangreichen Getränkeangebot.

Unser Tipp: Plant nicht von einzelnen Produkten aus. Überlegt zuerst, wie eure Gäste versorgt werden sollen. Daraus ergibt sich, welche Eventausstattung ihr wirklich braucht.

2. Die Theke: Wo werden eure Gäste versorgt?

Wenn Getränke ausgegeben oder ausgeschenkt werden, braucht ihr einen geeigneten Bereich dafür. Je nach Veranstaltung kann das eine einfache Ausgabestation, eine mobile Theke oder ein größerer Ausschankbereich sein.

Bei der Planung solltet ihr berücksichtigen:

Wie viele Gäste werden voraussichtlich gleichzeitig Getränke holen?
Wie viele Personen sollen Getränke ausgeben?
Welche Getränke werden angeboten?
Wird Platz für Gläser, Flaschen und Arbeitsmaterial benötigt?
Wo kann die Theke sinnvoll aufgestellt werden?
Sind Strom, Wasser oder weitere Anschlüsse erforderlich?

Bei größeren Veranstaltungen ist auch die Position entscheidend. Eine Theke sollte für Gäste gut erreichbar sein, ohne Laufwege unnötig zu blockieren.

Nicht jede Veranstaltung benötigt einen großen Ausschankbereich und den gleichen Umfang an Ausstattung. Entscheidend ist, dass die gewählte Lösung zum Getränkeangebot, zur Gästezahl und zum Ablauf passt.

Passende Unterstützung: Wenn ihr noch nicht wisst, welche Theken- und Ausschanklösung sinnvoll ist, findet ihr weitere Informationen unter Ausschank & Getränkeinfrastruktur.

3. Kühlung: Welche Getränke müssen gekühlt werden?

Die Kühlung wird bei der Veranstaltungsplanung leicht unterschätzt. Schließlich müssen Getränke nicht nur eingekauft, sondern auch passend zur Veranstaltung gelagert und bei Bedarf gekühlt werden.

Prüft deshalb vorab:

Welche Getränke müssen gekühlt bereitstehen?
Wie viele Getränke sollen gleichzeitig gekühlt werden?
Wie viel Lagerfläche steht vor Ort zur Verfügung?
Gibt es bereits geeignete Kühlmöglichkeiten?
Wie werden Getränke angeliefert und bis zur Ausgabe gelagert?

Je nach Getränkeangebot und Veranstaltungsgröße können Kühlschränke, Kühlmöglichkeiten hinter der Theke oder ein Kühlanhänger infrage kommen.

Dabei gilt: Die benötigte Kühlkapazität hängt nicht allein von der Gästezahl ab. Auch die Veranstaltungsdauer, die Außentemperatur, die Anlieferung und die vorhandenen Lagermöglichkeiten spielen eine Rolle.

Wichtig: Klärt frühzeitig, welche Kühlung am Veranstaltungsort bereits vorhanden ist. So könnt ihr vermeiden, dass am Veranstaltungstag Lagerplatz oder Kühlkapazität fehlt.

4. Gläser und Trinkgefäße: Was brauchen eure Gäste?

Auch bei Gläsern und Trinkgefäßen lohnt sich eine durchdachte Planung. Entscheidend ist nicht nur, wie viele Gäste kommen, sondern auch, welche Getränke ihr anbietet und wie die Ausgabe organisiert ist.

Berücksichtigt dabei:

Welche Getränke werden ausgeschenkt?
Welche Gläser oder Trinkgefäße passen dazu?
Wie häufig werden die Gefäße voraussichtlich wiederverwendet?
Gibt es eine Möglichkeit zum Spülen?
Wie werden benutzte Gläser gesammelt?
Welche Reserve ist für den laufenden Betrieb sinnvoll?

Bei einer Veranstaltung mit Bier vom Fass benötigt ihr beispielsweise andere Gläser als bei einem Empfang, bei dem überwiegend Wasser und Softdrinks angeboten werden.

Plant außerdem den Umgang mit benutzten Gläsern mit ein. Wenn keine Spülmöglichkeit vorhanden ist oder die Gläser nicht schnell genug zurückkommen, kann ein größerer Bestand notwendig sein.

Eine pauschale Anzahl pro Gast ist deshalb nicht für jede Veranstaltung sinnvoll. Die benötigte Menge hängt vom konkreten Ablauf ab.

5. Zapfanlage und Ausschanktechnik: Welche Ausstattung ist erforderlich?

Sobald Bier vom Fass oder andere entsprechend zu zapfende Getränke angeboten werden, solltet ihr prüfen, welche Technik dafür benötigt wird.

Je nach geplantem Ausschank können dazu gehören:

passende Zapftechnik
geeignete Theken oder Ausschankstationen
ausreichende Kühlung
die erforderlichen Anschlüsse und Versorgungsmöglichkeiten
ausreichend Platz für die Arbeitsabläufe

Welche Komponenten tatsächlich notwendig sind, hängt vom Getränkeangebot und der gewählten Lösung ab.

Plant den technischen Aufbau nicht isoliert. Eine Zapfanlage allein sorgt noch nicht dafür, dass der Ausschank funktioniert. Auch Kühlung, Arbeitsfläche, Gläser und die Organisation vor Ort müssen zusammenpassen.

Mehr dazu: Auf unserer Seite Ausschank & Getränkeinfrastruktur erfahrt ihr mehr über die technische und praktische Seite des Getränke-Ausschanks.

6. Tische, Sitzgelegenheiten und weitere Ausstattung für eure Veranstaltung

Neben dem Getränke- und Ausschankbereich solltet ihr überlegen, welche Ausstattung eure Gäste und das Veranstaltungsteam benötigen.

Dazu können beispielsweise gehören:

Stehtische für Gespräche und kurze Aufenthalte
Bierzeltgarnituren oder andere Sitzgelegenheiten
zusätzliche Ablageflächen
Bereiche für die Getränkeausgabe
eine geeignete Beleuchtung, wenn die Veranstaltung bis in die Abendstunden dauert

Nicht jede Veranstaltung braucht alles davon. Bei einem lockeren Empfang können Stehtische ausreichen. Bei einem längeren Sommerfest sind Sitzgelegenheiten möglicherweise wichtiger.

Achtet darauf, dass die Eventausstattung zum Veranstaltungsformat und zur verfügbaren Fläche passt. Auch Laufwege, Fluchtwege und die Zugänglichkeit des Veranstaltungsortes müssen bei der Planung berücksichtigt werden.

Passende Unterstützung: Unter Eventausstattung findet ihr weitere Informationen zur Ausstattung rund um eure Veranstaltung.

7. Getränkeversorgung: Was soll angeboten werden?

Die passende Ausstattung lässt sich erst sinnvoll planen, wenn ihr wisst, welche Getränke eure Gäste bekommen sollen.

Überlegt deshalb:

Welche alkoholischen und alkoholfreien Getränke möchtet ihr anbieten?
Wie lange dauert die Veranstaltung?
Wie viele Gäste erwartet ihr?
Welche Getränke sollen gekühlt bereitstehen?
Werden Flaschen ausgegeben oder Getränke gezapft?
Wie werden Nachschub und Lagerung organisiert?

Diese Entscheidungen beeinflussen unmittelbar, wie viel Kühlung, welche Gläser und welche Ausschanktechnik benötigt werden.

Auch die Mengenplanung gehört dazu. Zu wenig Getränke können den Ablauf beeinträchtigen. Zu große Bestände können dagegen unnötige Kosten und zusätzlichen Organisationsaufwand verursachen.

Plant die Getränke daher zusammen mit der Eventausstattung und nicht erst, wenn die übrigen Entscheidungen bereits getroffen sind.

Mehr zur Planung: Auf unserer Seite Getränkeversorgung erfahrt ihr mehr über Getränkeauswahl, Mengenplanung und Versorgung.

8. Wer übernimmt Aufbau, Ausschank und Abbau der Eventausstattung?

Die Ausstattung für eure Veranstaltung ist nur ein Teil der Planung. Ihr solltet auch klären, wer die einzelnen Aufgaben übernimmt.

Fragt euch:

Wer nimmt die Lieferung entgegen?
Wer baut Theken und Ausstattung auf?
Wer bereitet den Ausschank vor?
Wer gibt die Getränke aus?
Wer kümmert sich während der Veranstaltung um Nachschub und Ordnung?
Wer baut nach dem Ende wieder ab?

Je größer die Veranstaltung und je umfangreicher das Getränkeangebot, desto wichtiger ist es, diese Aufgaben frühzeitig zu klären.

Wenn ihr Unterstützung beim Ausschank oder bei praktischen Abläufen benötigt, kann zusätzliches Team sinnvoll sein. Welche Unterstützung erforderlich ist, hängt von eurem Veranstaltungskonzept ab.

Passende Unterstützung: Unter Team & Personal erfahrt ihr mehr über die operative Unterstützung bei Veranstaltungen.

9. Die Checkliste: Was solltet ihr vor der Veranstaltung prüfen?

Geht die wichtigsten Punkte durch, bevor ihr eure Ausstattung festlegt.

Veranstaltung und Veranstaltungsort

Gästezahl und Veranstaltungsdauer sind geklärt.
Die vorhandene Ausstattung vor Ort ist bekannt.
Platzbedarf und Laufwege sind berücksichtigt.
Anlieferung und Zugang sind geklärt.

Getränke und Ausschank

Getränkeauswahl und Ausgabeform stehen fest.
Die benötigte Kühlung ist geprüft.
Theken und Ausschankstationen sind eingeplant.
Die passende Zapftechnik ist geklärt, sofern erforderlich.
Gläser und Trinkgefäße sind eingeplant.
Nachschub und Lagerung sind berücksichtigt.

Organisation und Ablauf

Lieferung und Aufbau sind organisiert.
Zuständigkeiten vor Ort sind geklärt.
Ausreichend Platz für Arbeitsbereiche ist vorhanden.
Der Umgang mit benutzten Gläsern ist geplant.
Abbau und Rückgabe sind organisiert.

Je nach Veranstaltung können weitere Punkte hinzukommen. Die Checkliste dient als Orientierung und ersetzt keine Prüfung der konkreten Anforderungen vor Ort.

10. Ihr müsst nicht alles einzeln zusammensuchen

Theke, Kühlung, Gläser, Zapftechnik und Getränke hängen eng zusammen. Wenn ihr jeden Bereich einzeln plant, besteht die Gefahr, dass wichtige Schnittstellen übersehen werden.

Sinnvoller ist es, zuerst euren tatsächlichen Bedarf zu klären und anschließend die einzelnen Bestandteile aufeinander abzustimmen.

Genau dabei unterstützt euch SIEGFRIED – Theken, Team & Technik. Gemeinsam lässt sich prüfen, welche Ausstattung und Unterstützung für eure Veranstaltung infrage kommen.

Ihr plant eine Firmenfeier, ein Sommerfest oder eine andere Veranstaltung in Köln? Erzählt uns, was ihr vorhabt, wie viele Gäste ihr erwartet und wobei ihr Unterstützung benötigt.

Veranstaltung anfragen

Wir schauen uns an, welche Lösung zu eurem Vorhaben passt.